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目的、適用範囲及び運用基準

 今日はなんとなく関係ありそうな、なさそうな、やっぱりなさそうな(^-^; そんなおハナシをしてみます。

 むかし会社で、ISO14001関連の仕事をしていました。ISO14001は環境マネジメントシステムの国際規格(以下「規格」)。日本ではJIS Q14001が対応していて日本工業標準調査会のホームページから閲覧できます

 組織として環境活動にどのような方針で取り組んでいくのか、組織の活動が環境にどのような影響を与えているのか、大きな影響を与えるモノをどう管理していくのか、どんな目標を立てるのか、活動の結果をどう評価するのか、評価の結果を次の活動にどう反映させていくのか・・・・
 みたいなことを検討し、みんなを教育し、会社の活動の中に組み込んでいく仕事でした(※1)。

 規格には色々な要求事項が含まれているんですが、それらはどのような業種、組織にも対応できるよう、抽象的な書き方がされています。個別の組織で上手く運用するために、具体的で詳細な社内ルール(基準書、手順書など)に落としこむ必要があります。
 そのとき重要なのが、目的、適用範囲(※2)、運用基準を明確にすること。
 ・・・えと、難しい言葉を使わなくても、要するに5W1Hをはっきりさせましょう、ってだけのコトです。これが非常にしばしば抜けちゃうんだけど(※3)。

 ルールを検討するとき、どうしてもナニを(What)どうするか(How)に偏って考えてしまうんですが、それに加えて誰が(Who)いつ(When)どこで(Where)なんの目的で(Why)するのか、ということをキッチリ決めておく必要があります。
 それまで無かったルールを新たに持ち込んだり、あるいは今あるルールを改変することになりますから、これらを明確にしておかなければせっかく作ったルールを誰も運用せず、あるいは不適切な運用をしてしまって望む結果が得られない、といったコトになってしまいます。

 ルールを決めることの目的は、誰がやっても同じ成果物が得られるようにするコトです。
 んで、目的、適用範囲、運用基準及び手順のすべてが明確になっていないと、誰がやっても同じ成果物を得るコトが出来るようなルールにはなりませんよ、ってコト。

 もちろん、ルールがダメだったら結果も必ずダメになる、という事ではありません。優秀な組織・人だったら不足を自分で埋めて、適切な結果を得ることができるでしょうし、引継ぎの教育が十分になされるような環境だったら暗黙知の部分もキッチリ伝えることができて、へたにルールでこまかく縛るよりもむしろいい結果 になるかも。
 逆にダメな結果が得られてしまう場合は、高い確率でルールがダメです(※4)。いま大丈夫でも人が変わった途端にダメになっちゃったりとか。

 ある会社・団体の活動や製品を評価するときに、組織内の基準書、手順書などを見る機会があれば、けっこうイロイロなことが分かるかも。


<注釈>

※1
 正確に言うと仕組み自体は既にあって、組織の改編に合わせて内容を再検討するお仕事でした。

※2
 規格でいう「適用範囲」は、最も大枠の「環境マネジメントシステムをどこに適用し、どこには適用しないのか」という意味なのですが、うちの会社では個別の基準・手順をそれぞれどこに適用するのか、という意味でも使っています。

※3
 うちの会社でいちばん抜けがちなのが、いつ(どんな状況で)そのルールを使うのか、というトコロ。定型業務で問題につながることはあまりないけど、異動 があったりしたときはたまーに混乱したりします。国際規格に関連する部分は大丈夫なんですけど、それ以外の細かいところまではなかなか根付かないものですねえ。

※4
 様々な部署を見ましたが、やっぱし運用基準が明確になっていないことによる問題が大半でした。
 運用基準まで明確になっていたんだけどルールの存在自体を知らなかった、というケースも一部だけありました(^-^; 

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